如果验收不合格怎么处理？

小编 05-24

按照“停用—记录—通知—整改—复验—追责”六步法处理。首先停止使用设备，然后与供应商共同填写《验收不合格记录单》，书面通知供应商在规定期限内（通常7-15个工作日）完成整改，整改后进行复验。如整改后仍不合格，买方有权要求更换设备、退货退款、折价接受或索赔。关键是在合同中预先约定“不合格处理条款”，并暂缓支付验收款，保留追索筹码。

第一部分：验收不合格的常见情形与原因分析

了解不合格的具体表现和根本原因，有助于您在后续整改中精准追责、避免重复犯错。

不合格类型	具体表现	可能原因	责任方	严重程度	整改难度	预计整改时间
外观/数量不合格	外壳明显划伤/凹陷、缺少配件/文件	运输磕碰、出厂漏装	运输方或卖方	轻度	低	1-5天（补发配件或现场修复）
气密性不合格	管路接头、法兰处有气泡泄漏	安装时密封不到位、垫片损坏、螺纹未拧紧	安装调试方（通常为卖方）	中度	低	0.5-1天（紧固或更换密封件）
纯度不达标	实测纯度低于合同约定值（如99.9%只达到99.5%）	气源不达标（油/水超标）、分子筛装填不足或失效、阀门泄漏、程序参数错误	可能是卖方设备问题，也可能是买方气源问题	重度	中到高	3-15天（需排查原因，可能需更换分子筛）
产气量不足	额定纯度下产气量低于合同约定值的90%	进气压力不足、管道过滤器堵塞、分子筛装填量不够、气路设计缺陷	卖方为主	重度	中到高	3-10天
自动控制功能异常	纯度低时不自动放空、压力达标不停机、触摸屏报错	PLC程序错误、传感器故障、电磁阀卡滞、接线错误	卖方	中度	中	1-5天（重灌程序或更换元件）
噪音超标	运行时噪音超过合同约定值（如85dB）	空压机隔音不良、管路共振、地脚松动、消音器失效	卖方设计或安装问题	轻度	中	1-3天（加装隔音或调整固定）

第二部分：验收不合格的处理流程——六步法详解

按照以下六个步骤操作，既规范又有效，能够最大程度保护您的权益：

第一步：停止使用并保护现场——一旦发现验收不合格，立即停止设备运行，不要尝试自行调整或维修。保持现场原状（包括管路连接、参数设置、气源状态），以便供应商到场分析原因。同时拍照、录像，记录不合格现象。
第二步：填写《验收不合格记录单》——与供应商现场人员（如有）共同填写，记录：不合格项目、实测值、标准值、发生时间、现场情况描述。双方签字确认。如供应商无人到场，买方单方填写并拍照留存，同时邮件发送给供应商要求确认。
第三步：书面通知供应商——在24小时内，通过正式邮件或盖章函件向供应商发出《验收不合格通知书》，明确指出不合格项、合同依据、整改要求及期限。建议附上不合格记录单和照片。邮件需设置“已读回执”或要求对方书面回复确认收到。
第四步：约定整改方案与期限——与供应商协商确定整改方案（如现场维修、更换部件、重新发货等）、整改期限（通常7-15个工作日）、整改期间的设备保管责任、以及是否需要买方配合（如提供叉车、电源等）。所有约定写入《整改确认单》并签字。
第五步：整改后复验——供应商完成整改后，买方按照原验收标准重新测试。复验合格后，签署正式验收单；复验仍不合格，进入第六步。
第六步：升级处理——追责与索赔——如整改后仍不合格，或供应商拒绝/拖延整改，买方有权启动合同中的违约条款。具体措施见第三部分。

第三部分：整改不合格后的升级处理——五种追责方式

当供应商整改后仍无法达标，或根本拒绝整改时，您可以根据合同约定和法律规定，选择以下一种或多种方式：

追责方式	适用情形	操作要点	预期结果	时间周期	法律依据	注意事项
折价接受	不合格项对使用影响较小（如外观划伤、噪音略高），但供应商无法完美修复	双方协商折价金额（通常为合同价的3%-15%），签署《折价补偿协议》，降低尾款支付	设备投入使用，买方获得经济补偿	1-3天	《民法典》第582条（合理选择请求对方承担违约责任）	折价金额应明确写入协议，避免口头约定
更换设备	核心性能不达标（如纯度、产量），且现场无法修复	要求供应商在约定期限内（如15-30天）重新生产并发货，费用由供应商承担。买方退回原设备	获得全新合格设备	15-30天（重新生产+运输）	《民法典》第582条（要求承担修理、更换等违约责任）	退回设备前拍照确认原样，防止责任纠纷
退货退款	设备存在严重缺陷，无法通过维修或更换解决；或供应商已无力履约	发出正式《解除合同通知书》，要求供应商在7-15天内全额退款（含已付货款、运费、保险费），并支付资金占用利息	收回已付款项，合同终止	15-30天	《民法典》第563条（合同法定解除权）	退款前不要将设备退回，作为履约担保
索赔损失	因设备不合格导致买方生产停滞、额外费用等直接损失	收集证据（停产记录、额外人工费、租赁替代设备费用等），向供应商发出索赔函，或提起诉讼/仲裁	获得经济赔偿	1-6个月	《民法典》第584条（赔偿损失范围）	合同需明确约定“间接损失是否赔偿”，通常只赔直接损失
诉讼/仲裁	供应商完全拒绝履约或失联	依据合同约定的争议解决方式（仲裁或诉讼），向仲裁机构或法院申请裁决	强制供应商履约或赔偿	3-12个月	《民事诉讼法》/《仲裁法》	保留所有书面证据、邮件、照片、付款凭证

第四部分：验收不合格期间的费用与风险承担

不合格期间产生的额外费用由谁承担，是实务中容易产生纠纷的地方。建议在合同中事先约定：

二次上门差旅费：因设备质量问题导致验收不合格，供应商整改期间的二次上门差旅费（交通、住宿、餐补）应由供应商自行承担。如因买方原因（如气源不达标）导致不合格，则由买方承担。
整改期间的设备保管费：如设备需要留在买方现场等待整改，买方不应收取保管费（视为合同履行期间的正常存放）。如买方要求将设备退回供应商工厂，退回运费由责任方承担。
生产延误损失：这是最容易产生争议的部分。大部分合同会约定“卖方不承担间接损失”，即不赔偿因设备延迟投用导致的买方停产损失。建议在谈判时争取“如因卖方原因导致验收延迟超过30天，卖方应按合同总价的0.5%/天赔偿买方损失，上限10%”。
第三方检测费用：如双方对不合格原因有争议，可共同委托第三方检测机构（如SGS、TÜV、当地质检院）进行检测。检测费用由责任方承担。建议在合同中明确第三方检测机构的指定方式。

第五部分：合同中关于“验收不合格处理”的条款模板

以下条款建议完整写入采购合同，作为处理不合格事件的直接依据：

条款模板一（整改义务）：“如首次验收不合格，卖方应在收到买方书面通知后10个工作日内完成整改，并承担整改期间的所有费用（包括但不限于二次上门差旅费、更换件材料费、第三方检测费等）。整改完成后，双方共同复验。”
条款模板二（复验不合格处理）：“整改后复验仍不合格的，买方有权选择以下任一方式处理：（1）要求卖方在15个工作日内更换全新设备；（2）要求卖方全额退款并退货；（3）接受设备现状，但卖方应按合同总价的15%向买方折价补偿；（4）解除合同并要求卖方赔偿全部直接损失。买方选择后，卖方应在7个工作日内执行。”
条款模板三（延期赔偿）：“从首次验收不合格之日起，至复验合格之日止，每逾期一天，卖方应按合同总价的0.2%向买方支付违约金，累计不超过合同总价的10%。买方有权从尾款或质保金中直接扣除。”
条款模板四（买方不配合的处理）：“如因买方原因（如气源/电源未准备好、拒绝配合测试等）导致验收无法进行或验收不合格，卖方不承担延期责任。买方仍应按合同约定支付当期款项，并承担卖方二次上门的实际费用。”

第六部分：验收不合格时的买方行动清单——保护自己

遇到验收不合格时，按以下清单逐项行动，确保每一步都有据可查：

☐ 拍照/录像：对不合格现象多角度拍摄，包含时间、地点、设备铭牌、不合格处特写。
☐ 填写不合格记录单：详细描述问题，要求供应商现场人员签字；如对方拒签，注明“供应商代表拒绝签字，但现场情况如上”，并请买方其他在场人员签字见证。
☐ 发送正式书面通知：24小时内通过邮件发出，同时打电话确认对方收到。保留邮件发送记录和通话录音（如合法）。
☐ 暂缓支付尾款：根据合同约定，验收不合格可不支付验收款。通知财务暂停付款。
☐ 设定整改期限：在通知中明确要求“请于X年X月X日前完成整改，否则我方将启动违约追责程序”。
☐ 保留证据原件：所有往来函件、邮件、微信记录、照片、视频，备份至U盘或云盘，防止丢失。
☐ 咨询法律意见：如涉及金额较大（如50万元以上）或供应商态度恶劣，及时咨询律师，准备仲裁或诉讼。

第七部分：签约前必问的五个验收不合格问题

在签订采购合同前，请务必向供应商确认以下问题，并写入合同：

如果验收不合格，贵公司承诺在多长时间内完成整改？（建议不超过10个工作日）
整改期间的二次上门差旅费由谁承担？（正确答案：因质量问题导致的，由卖方承担）
如果整改后仍然不合格，买方有哪些权利？（更换？退款？折价？赔偿？）
验收不合格期间，合同约定的交期违约金是否继续计算？（应继续计算，直至复验合格）
如果双方对“是否合格”有争议，由哪家第三方机构检测？检测费谁出？

最后一句总结：验收不合格不是灾难，而是检验供应商诚信和专业能力的试金石。一个负责任的供应商会积极整改、承担费用；而不负责任的供应商则会推诿、拖延。您要做的，是在签约时就把“不合格怎么处理”写得清清楚楚，在执行时严格按流程记录、通知、追责。只有这样，才能在出现问题时牢牢掌握主动权。